С чего вы начинаете планирование мероприятия? Вангую — с поиска площадки: открываете какой-нибудь агрегатор, смотрите фото на сайтах, считаете квадратные метры или вместимость… Это если вы не организатор.
А если организатор — начинаете со списка задач, формата и концепта ивента, и только потом «приземляете» это все на площадку. И «вместимость» — это не самое главное при выборе.
Ловите мини-гид по головной боли площадкам глазами организатора.
1. «Воздушные замки» (дворцы, музеи, усадьбы, особняки, театры и проч.)
Заказчик, разумеется, видит статус и вау-эффект для гостей.
Что видит организатор: море запретов (не дышать на паркет, не крепить к стенам XIX века, все застелить ковролином и пленкой), армию смотрителей, отсутствие грузового лифта, необходимость завозить всю технику с нуля, адовая ответственность за все, кипа разрешений, допусков и бумаг, длительные согласования.
«За это вам и платит Заказчик!» Да! Но как ни крути, историческое здание — это не для танцев и распития, здесь уместно проводить формальные, изысканные мероприятия с умеренной (предсказуемой) программой. И если «вписываешься» в мероприятие во дворце, все же будь готов к внушительным расходам именно на статус и эксклюзивность. А агентство закроет все вопросы, если заказчик их хотя бы понимает.
2. Бизнес-площадки: конгресс-холлы, отельные конференц-залы)
Для заказчика это: чистота, порядок, стандартный набор услуг «всё включено», удобные конференц-пакеты.
Для организатора тоже: удобство и предсказуемость. Здесь есть все необходимое в базе: встроенная техника, грузовые лифты, команда техников и чёткий регламент. Минус — это шаблонность и отсутствие уникальности. Добиться от конференц-зала нужного «вайба», если вы решили провести здесь не деловое мероприятие — задачка со звездочкой.
Так что лучше приходить на такие площадки с корпоративными конференциями, презентациями или бизнес-завтраками — с тем, где важна бесперебойная работа, а не эксклюзивная атмосфера.
3. «Стильно, модно, молодежно» (лофты и арт-пространства)
Клиент ценит за крутую атмосферу, «не как у всех», кирпичные стены, свободу для творчества.
Организатор видит «пустую коробку и безграничные возможности». А еще — бюджет, который нужно потратить на то, чтобы превратить это в ивент-пространство. Хотя нужно отдать должное, современные лофты зачастую сразу заточены на ивент и предлагают заранее оборудованные туалеты, гримерные комнаты, кухню, гардероб, кондиционирование и даже концертное оборудование. Однако в любом случае лофт — это всегда аренда помещения плюс реализация в нем вашей концепции.
Зато разное «необычное» вроде квартирников, креативных презентаций, авторских выставок, где уникальность пространства стоит вложений в его «обживание», получается ярким и запоминающимся.
4. Ресторан «с дня рождения моей подруги»
Это персональный ад организатора. Заказчик говорит, что «знает классное место, где очень вкусно готовят, и мы там сто раз отмечали»…
Организатор понимает, что не знает такого места, и это уже странно, находит в интернете и плачет. Потому что: низкие потолки, узкие низкие столики и дивпнчики, из-за которых гости не видят сцену, колонны и закутки, разбивающие зал на зоны, полное отсутствие места для оборудования, нет экрана и персонал, который не умеет обслуживать банкет.
И нет никакого формата, который стоит приводить в пивные, рестораны и кафе, заточенные под а ля карт, только личный семейный ужин.
5. Мечты
А еще у каждого организатора есть площадка мечты. Нет, не та, что не существует, а та, на которой хотел бы поработать и даже уже знаю, что сделать. Моя, например, на фото — Новая сцена Александринки! Есть, как говорится, над чем работать!
А подводя итог скажу: правильная площадка — это не та, что больше всех или красивее всех на фото. Это та, чей «вайб», качество и возможности идеально совпадают с задачами вашего мероприятия. И хорошее агентство подбирает не зал по вместимости, а «союзника» для реализации идеи.
