Время от времени к нам в агентство прилетают заявки с таким примерно содержанием: нас 30 человек, мы хотим загородное мероприятие с программой, у нас 500 тысяч, предложите варианты…
Да, по формуле «15-20 тыс на человека за корпоратив» это как-будто приличные деньги. Но с маленькими компаниями это не работает… Потому что крупные расходы (аренда площадки, оборудование, ведущий, персонал для программы) съедают сразу весь бюджет, а про часть (декорации, реквизит, интерактивные и фуд-станции) и думать не приходится.
Так что мы представляем себе грустного офис-менеджера небольшой фирмы, которому директор поручил корпоратив. И ведь деньги выделил «приличные»! Что делать? 💭«Надо позвонить в агентство, они же профессионалы, они что-нибудь придумают!».
⛔️ Стоп. Давайте начистоту. Это как раз тот случай, когда звонить в агентство не нужно, и вот почему:
1. Вы купите не ивент, а его части.
Агентство — это не склад инвентаря, который вам дадут в аренду, чтобы не пролеживал. Это команда экспертов, знание рынка, проверенные подрядчики и время. Всё это стоит денег. Делая «за дешево» агентство будет искать начинающего ведущего, самую низкобюджетную площадку, экономить на оборудовании инспекционных поездках. И складывать это все в программу как есть, без идей, метафор, без склейки. Вы получите не красивый «бесшовный» проект, а Лего с недостающими деталями.
2. Ваши ожидания и реальность будут максимально далеки друг от друга.
Вы, уверенные в «приличном» бюджете, представляете себе стильную пати у бассейна с ретро-лампочками, изящной вокалисткой, модной фотозоной и фуршетом с гребешками на гриле. А агентство, зная рыночные цены, предложит гирлянды из «Леруа», музыку из портативной колонки и пайеточную фотозону с Али Экспресс. Вы будете чувствовать себя обманутым, а агентство — виноватым без вины. Такое сотрудничество обречено на конфликты с самого начала.
3. Агентству это тоже неинтересно .
Частая история: клиент с микро-бюджетом устраивает конкурс предложений среди 5-7 агентств. Каждая команда тратит часы работы на креатив и расчёты (а это вообще-то деньги). И в 90% случаев клиент в итоге… покупает готовый, низкокачественный пакет «всё включено» у площадки или знакомого аниматора, потому что там «дешевле и проще». Агентства теряют время и ресурсы вхолостую. Это не бизнес, а лотерея с проигрышным билетом для всех.
И что тогда делать? Предлагаю варианты!
💡Найти фрилансера-координатора, который за фикс составит вам чек-лист, даст контакты своих поставщиков и проконтролирует ключевые точки. Вы платите за советы, а не за все процессы.
💡Упростить формат до такого, который не потребует расходов на креатив. Например, собраться в знакомом лофте, заказать пиццу и хороший крафтовый эль, пригласить классного спикера. Атмосфера и польза будут, а затраты — в разы ниже.
💡Набраться смелости и сделать всё самим. Взрыть интернет, выписать понравившиеся варианты, проехаться по площадкам, найти ведущего, который возьмет на себя программу, перелопатить отзывы. Это будет нервно, зато — ваше от и до и с максимально оправданными расходами.
Итак, есть смысл обращаться в агентство, когда вы готовы инвестировать не только в еду и ведущего, а скорее в креатив, уникальность, качество, опыт и ваше спокойствие. Если же бюджета хватает только на ингредиенты ивента — «готовьте» сами. Это будет честнее, проще и в итоге — вкуснее.
P.S.: Справедливости ради скажу — мы иногда беремся за мероприятия и с недостаточным бюджетом, но делаем это только для тех клиентов, с кем работаем постоянно. Это для нас некая система лояльности — мы работаем «в счет уже реализованных больших проектов», чтобы у клиента всегда был единый высокий уровень мероприятий ❤️
